Ejendomsadministration for andelsboligforeninger
Vi tager arbejdet mellem møderne.
I tager beslutningerne.
Opkrævning, frister, overdragelser, venteliste, generalforsamling og byggesager. Bestyrelsen beslutter — vi laver arbejdet og holder styr på fristerne undervejs.
Hvorfor Portnerhuset
Det, der skræmmer nye bestyrelsesmedlemmer væk
De fleste foreninger har én person, som ved hvordan tingene hænger sammen. Det fungerer, indtil hun skal have en pause — og imens ser alle andre, hvor mange timer posten koster. Så bliver den svær at overtage.
Vi flytter arbejdet og hukommelsen over til os. Bestyrelsen beholder beslutningerne og bruger tiden på dem i stedet for på det, der ligger imellem.
En bestyrelse i en forening på 50 boliger bruger typisk 100-150 timer om året på administrationen — fordelt på nogle få ulønnede medlemmer med fuldtidsjob ved siden af.
Hvad vi laver
Opgaverne, og hvem der løfter dem
Det meste af listen er med i den faste pris for foreningens del. To linjer er ikke, og de er mærket. Tag gerne listen med til jeres nuværende administrator og spørg, hvad der står i jeres egen aftale.
| Opgave | Portnerhuset | Bestyrelsen |
|---|---|---|
| Opkrævning af boligafgift | Hele forløbet | — |
| Restancer og rykkerforløb | Hele forløbet | Beslutter ved eksklusion |
| Materiale og korrespondance med revisor | Vi står for det | — |
| Budget lagt frem | Vi lægger op | Godkender |
| Generalforsamling: indkaldelse, bilag, referat | Vi forbereder | Fremlægger og beslutter |
| Mødeledelse på generalforsamlingen | Hvis I ønsker det | Ellers selv |
| Foreningens lovpligtige frister | Vi overvåger og varsler | — |
| Nøgleoplysningsskemaer | Holdt opdateret | — |
| Overdragelser og salg betales af sælger | Hele forløbet | Godkender køber |
| Ventelisten: styring, koordinering, opkrævning | Vi fører den | — |
| Henvendelser fra beboere | Første led | Det der kræver en beslutning |
| Husordens- og naboklagesager | Proces og breve | Afgør sagen |
| Byggesager: planforhold og myndighed tilvalg | Vi driver sagen | Beslutter og bevilger |
| Indhentning af håndværkertilbud | Vi indhenter | Vælger |
| Overblik over forsikring og leverandøraftaler | Vi holder styr | Beslutter ændringer |
Byggesager er tilvalg ud over den faste pris, fordi omfanget svinger. Overdragelser betales af den der sælger, som I kender det i dag. Regnskabets rigtighed er og bliver jeres revisors ansvar — vi står for materialet og korrespondancen.
Systemet bag
Det, I ellers skulle huske
Vi bygger vores eget system til foreningsadministration, så viden om jeres ejendom ligger et sted alle kan komme til — ikke i ét hoved. Bestyrelsen og beboerne får adgang til hver sin del. Herunder er to skærmbilleder fra systemet, som det ser ud i dag.
Sådan ser beboerens side ud. Egen bolig øverst, foreningens frister nedenfor — og ingen adgang til naboens forhold. Skærmbillede med demodata.
Og sådan ser vores egen side ud. Foreningens frister kommer fra jeres vedtægt og fra loven — vi overvåger dem, så en frist ikke koster foreningen en rettighed. Skærmbillede med demodata.
Byggesager
Tag, facade, vinduer og altaner
Renoveringer er hverdagen i en ældre ejendom, og de fylder mest hos bestyrelsen. Vi driver dem med jeres mandat og holder jer opdateret undervejs.
- Vi læser, hvad der faktisk er muligt på jeres ejendom, og hvad vejen dertil er — særligt ved noget nyt som altaner eller en tilbygning
- Ved tag og facade er det mere ligetil, men lokalplanen skal stadig kendes, hvis den siger noget om udseendet
- Vi indhenter tilbud, så I ikke skal bruge aftenerne på det. I vælger entreprenøren
- Vi søger byggetilladelsen og styrer processen med kommunen
- Vi er jeres rådgiver — ikke leverandør på projektet, og har derfor ingen interesse i at det bliver større end nødvendigt
Byggesager håndteres uden for den faste administratorpris, da det afhænger af sagens kompleksitet.
Skift administrator
Det tager mindre, end I tror
De fleste bliver hvor de er, fordi et skifte lyder besværligt. Det meste af arbejdet ligger hos os.
- ISend årsregnskab og administratoraftale
To dokumenter, I har liggende.
- ViSkitserer forløbet for jer
Hvad et skifte betyder, hvad det koster, og hvilke opgaver vi tager, som I i dag selv løfter.
- IBeslutter på et bestyrelsesmøde
Og opsiger den nuværende aftale med det varsel, der står i den.
- ViHenter materialet og sætter foreningen op
Vedtægt, husorden, regnskaber, sager og frister. Vi tager kontakten til den tidligere administrator.
- ViOvertager driften
Fra den aftalte dato går alt gennem os.
Én ting I bør vide først
Portnerhuset er nyt. Vi bygger det, fordi vi selv har set hvad en bestyrelse bruger sine aftener på. Det betyder at vi endnu ikke kan pege på ti foreninger og bede jer ringe til dem — og det skal I have at vide, før I bruger tid på os.
Til gengæld kan I stille de spørgsmål, man bør stille en ny leverandør, og få dokumentation for svarene: hvordan foreningens penge står, hvad forsikringen dækker, hvem der træder til hvis nogen bliver syg, og hvad der sker hvis I fortryder. Det står i FAQ'en herunder, og vi sender gerne papirerne inden et møde.
Spørgsmål vi ofte får
Det, I sikkert tænker
- Kommer der ekstraregninger?
- Nej, ikke på foreningens del. Den faste pris dækker den løbende drift. Byggesager, retssager og ekstraordinære generalforsamlinger ud over én om året aftales særskilt, og I hører det på forhånd.
- Skal vi skifte revisor?
- Nej. I beholder jeres egen revisor, og ansvaret for regnskabet bliver hos revisor. Vi står for korrespondancen og for at materialet er klar til tiden.
- Hvad koster det?
- Det afhænger af foreningens størrelse. Send os jeres seneste årsregnskab, så får I et konkret tal — og en sammenligning med det I betaler i dag.
- Hvem passer på foreningens penge?
- I beholder jeres egen bank og jeres egen konto. Vi får alene fuldmagt til at bevæge penge på den, når I har givet os lov. Foreningens midler kommer aldrig ind i vores økonomi, og vi opbevarer dem ikke. Skulle vi holde op i morgen, står jeres penge, hvor de altid har stået.
- Hvad hvis I bliver syge?
- Portnerhuset er en lille virksomhed, og det skal I kunne regne med. Derfor aftaler vi fra start, hvem der træder til, så de frister der ikke kan vente, bliver passet — også i ferier og ved sygdom. Vi fortæller jer konkret, hvordan det er løst, inden I skriver under.
- Hvor hurtigt svarer I?
- Vi svarer på alle henvendelser inden for to hverdage. Kan en sag ikke afsluttes så hurtigt, får I inden for de to dage besked om hvorfor, og hvornår I hører fra os igen.
- Hvad hvis vi fortryder?
- I kan opsige aftalen med tre måneders varsel. Foreningens data er jeres — I får dem udleveret i et format en anden administrator kan læse, uden gebyr.
- Hvad med vores venteliste?
- Vi overtager den og fører den, som jeres vedtægt foreskriver — også opkrævningen af ventelistegebyret.
- Hvem har adgang til hvad?
- Portalen bygges med adskilt adgang: beboere skal se foreningens fælles dokumenter og deres egne oplysninger, bestyrelsen sit eget arbejdsrum, og ingen skal kunne se andre beboeres forhold. Indtil portalen åbner, ligger foreningens materiale hos os, og I får det, I beder om. Vi viser jer adgangsopdelingen, inden I tager portalen i brug.
Kontakt
Ring eller skriv
Fortæl hvor foreningen står i dag — hvad I betaler, hvad I venter på, og hvad der bekymrer jer. Vi lytter først og siger bagefter, om vi er det rigtige match.
Eller ring til mig direkte
Lasse Emil Stougaard
Indehaver · planfaglig rådgiver
Tidligere planchef i en kommune, i dag rådgiver for udviklere og infrastrukturaktører. Det er den baggrund, der gør at byggesagerne bliver læst rigtigt.
+45 26 82 08 25
kontakt@portnerhuset.dk
Vi sætter en dyd i personlig betjening. Er vi optaget, ringer vi tilbage hurtigst muligt.
